Event planner: 5 accessori must have

 

Quali sono gli accessori e gli oggetti indispensabili per un event manager? Parlando con vari addetti ai lavori che incontriamo ogni giorno a Villa Ottoboni, abbiamo stilato una piccola classifica degli oggetti irrinunciabili per un organizzatore d’eventi!

Location inspection, road show itineranti ed eventi di più giorni sono il pane quotidiano per gli event planner che, sempre in viaggio, hanno bisogno di creare un piccolo ufficio itinerante da portare sempre con sé. Spesso si dice, infatti, che per gestire al meglio una manifestazione servono essenzialmente due cose: l’esperienza e una borsa con tutti gli strumenti per garantire la riuscita della giornata.

Nel nostro Centro Congressi molti event manager hanno avuto modo di organizzare eventi diversi l’uno dall’altro e alcuni di loro avevano borse così capienti che avrebbero fatto invidia a Mary Poppins o alla valigia di Mago Merlino per la quantità di oggetti che riuscivano a contenere!

Chiedendo con curiosità ai nostri ospiti, abbiamo stilato una piccola classifica degli oggetti che un event planner dovrebbe sempre avere per garantirsi, e garantire, la buona riuscita di un evento business.


1) Al primo posto troviamo computer e tablet. Indispensabili per tenere monitorata l’affluenza all’evento con specifici programmi, consultare costantemente la scaletta della giornata e per condividere il più possibile l’evento attraverso i canali social.

2) Al secondo posto abbiamo il metro, un vero must have per gli organizzatori di eventi che devono calcolare, soprattutto nelle site inspection, la capienza degli spazi e trovare il giusto punto dove mettere vele, roll-up e stand degli espositori.

3) Al terzo posto si raggruppano tutti gli articoli di cancelleria: penne, matite, colla, evidenziatori, indelebili e clip. Gli event manager, un pochino gelosi della propria cancelleria, ritornano a utilizzare i grandi astucci capienti che si utilizzavano a scuola e potrebbero essere pronti, ad ogni momento, a partecipare a una puntata di Art Attack.

4) Scendendo nella classifica troviamo l’irrinunciabile cambio vestito. Dopo una lunga giornata d’allestimento o di evento, spesso le manifestazioni proseguono la sera e, senza passare per l’hotel, l’event manager deve andare direttamente a dirigere la festa serale, non riposato ma sempre perfettamente abbigliato.

5) All’ultimo posto troviamo gli orologi, indispensabili per gestire le tempistiche. Molti organizzatori, specialmente quelli che si occupano di convegni scientifici, si procurano campanellini o oggetti che emettono suoni per riuscire a comunicare ai relatori la necessità di chiudere l’intervento per permettere l’introduzione di altri temi all’ordine del giorno.


Ed ecco una classifica degli oggetti più importanti da avere durante un evento.

A villa Ottoboni cerchiamo di avere tutto il materiale necessario per gestire al meglio eventi aziendali per questo non mancano mai switch per i computer, adattatori, telecomandi cambio slide, puntatori laser e cancelleria varia.

Se sei un’azienda e hai dei dubbi su come organizzare un meeting aziendale di successo, non esitare a contattarci per avere consigli e maggiori informazioni sul nostro Centro Congressi.