Come scegliere i servizi ristorativi adatti ad un business meeting

Scegliere i servizi ristorativi adatti a un business meeting è una tra le discriminanti dell’ottima riuscita o meno di un evento, alla pari della scelta scrupolosa delle attrezzature tecniche, della location o del personale di assistenza per la giornata.

Infatti, chi ha la responsabilità di organizzare un incontro di questo tipo, non dovrà valutare soltanto l’orario migliore di un coffee break o della pausa pranzo, ma dovrà anche intuire quale menu è in grado di accontentare molte persone, senza per questo risultare banale, o considerare se il target dei partecipanti preferirà un servizio standing o con sedute al tavolo.

Pertanto, per non sbagliare l’organizzazione di questo aspetto tutt’altro che secondario, un bravo organizzatore di eventi deve essere consapevole che i fattori da tenere a mente sono molti e sempre differenti tra loro.

Oggi vogliamo suggerirvi come scegliere i servizi ristorativi per un incontro di lavoro, senza correre il rischio sbagliare, partendo da macro considerazioni tendenzialmente valide sempre!

1. Pranzo e cena standing o al tavolo?
Di norma, questa decisione è funzionale al tipo di evento che state organizzando. Per esempio, se la giornata prevede che i partecipanti stiano seduti tutto il giorno in sala, per un convegno o una sessione formativa, un lunch in piedi potrà essere apprezzato per sgranchirsi le gambe o socializzare con gli altri presenti. Se invece si tratta di un evento ad expo, senza sedute per tutti e in giro molte ore per le aree espositive, o di un’occasione di team building, gli ospiti gradiranno stare comodi almeno finché mangiano.
Per quanto riguarda la cena, un posto a sedere risulta sempre gradito, perché si tratta di fine giornata, ma anche una cena in piedi può risultare appropriata, soprattutto se chiude tante ore di lavoro in modo veloce o se è impostata più come aperitivo rinforzato che come pasto completo vero e proprio.

2. Il menu: la varietà è l’ingrediente segreto
Evento vuol dire tante persone, e tante persone vuol dire tanti gusti diversi.
Il pesce non piace a tutti, per esempio, o potrà essere che alcune persone seguano regimi alimentari particolari per motivi di salute o che qualcun altro sia a dieta. L’ingrediente segreto per accontentare tutti, senza correre il rischio che gli ospiti non mangino o si lamentino, è la VARIETÀ. Scegliete sempre buffet vari, che abbiano a menu carne e pesce, verdure, carboidrati e cereali, formaggi e frutta. Più il menu sarà eterogeneo e più possibilità avrete di incontrare i palati presenti.

3. Intolleranze e allergie alimentari
Abbiate cura di informarvi su eventuali intolleranze e allergie alimentari dei partecipanti prima della data programmata, così da evitare sgradevoli imbarazzi in sede d’evento e avvisare per tempo chi si occupa dei servizi ristorativi.

4. Stagioni e menu
Prestate scrupolosa attenzione alla stagione in cui si terrà il vostro evento. State programmando un meeting per dicembre con il caldo di luglio? Fate attenzione fin da ora al menu presentato. Pomodoro e mozzarella possono andare bene per un pranzo estivo, ma non sono adeguati per una fredda giornata d’inverno. Tendenzialmente, l’estate chiama piatti leggeri, l’inverno pietanze più sostanziose e assolutamente calde.

5. Quanti servizi si devono organizzare?
Il numero perfetto non esiste, ma esistono l’intelligenza e la volontà di far star bene i propri ospiti. Va da sé che, per un evento che si svolge durante nell’arco di una giornata intera, non potrà essere sufficiente il caffè di benvenuto del mattino, mentre per qualche ora di incontro potrà bastare anche una bicchierata veloce.

6. Uomini, donne e quantità
Non c’è nulla di peggio di un buffet scarso e di ospiti che restano a bocca asciutta. Melius est abundare quam deficere, meglio abbondare che scarseggiare, non scordatelo mai!
Ricordate anche che, se il vostro evento prevede una partecipazione soprattutto al femminile, acqua, frutta e verdura non dovranno proprio mai finire, mentre un target maschile preferirà menu più ricchi.

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Insomma, scegliere i servizi ristorativi adatti ad un business meeting non è affar semplice come sembra! Vi consigliamo di valutare ogni situazione nella sua singolarità e di fare riferimento allo staff di Villa Ottoboni per ogni dubbio o suggerimento!