Come organizzare uno spazio espositivo durante un evento?

In molti eventi che ospitiamo a Villa Ottoboni spesso ci viene chiesto di allestire uno spazio apposito per l’esposizione di prodotti o servizi che l’azienda ospite commercia.

La zona Expo è molto importante e utile durante gli eventi business perché permette di toccare con mano gli oggetti descritti durante la convention. Allo stesso mondo uno spazio espositivo è molto utile perché permette di creare relazioni durante i break, infatti, i partecipanti vedendo l’esposizione dei prodotti durante le pause potranno andare a chiedere delucidazioni rispetto al meeting o informazioni aggiuntive sui prodotti e servizi andando a creare un luogo perfetto per un dialogo diretto.

Nella zona espositiva spesso si trovano, anche, gadget e accessori da regalare ai clienti per rafforzare l’esperienza del convegno. Vuoi qualche consiglio per scegliere i gadget più adatti per un congresso? Leggi il post. 

Grazie alle 8 sale meeting del nostro centro congressi, e all’ampio parco a disposizione, è possibile creare molte tipologie di situazioni espositive che potranno essere create e pensate singolarmente per ogni specifica esigenza. 

Ma andiamo a scoprire quali sono le tipologie di spazio espositivo più utilizzate durante i convegni aziendali. 

1)    Area Expo 


Area Expo è quando un’intera sala viene dedicata all’esposizione dei prodotti. Spesso, questa soluzione, viene utilizzata quando ci sono molti prodotti da esporre o quando ci sono molti sponsor che partecipano all’evento. 
Durante un convegno medico, ad esempio, possono esserci sponsor di diverse aziende che andranno poi a presentare i loro prodotti ai partecipanti. Se gli sponsor iniziano ad essere 5-6 e tutti hanno bisogno di un tavolo da esposizione lo spazio occupato inizia ad essere importante e quindi è meglio riservare un’area dedicata in una sala apposita. 
I partecipanti del convegno saranno agevolati perché potranno conoscere e dialogare con le aziende in uno spazio unico senza dover cercare i responsabili di un’azienda per tutta la Villa. 

 

 

 

2)    Are Expo & Catering 

Con questa abbinata si vanno a unire, in un unico spazio, i servizi del banqueting con quelli espositivi. 
Questa soluzione è ottimale, e la più utilizzata, perché permettere d’indirizzare i partecipanti del meeting in una zona precisa. 
Con questa tecnica molto commerciale l’azienda che organizza il convegno durante i break ristorativi va a presentare il prodotto o servizio illustrato durante il convegno. 

A livello espositivo con questa abbinata expo + catering possiamo organizzare lo spazio in due modi:

A)    Spazio centrale vuoto con dei tavoli d’appoggio e i servizi buffet nel perimetro della sala con, alternati, dei tavoli espositivi. 

 

 

 

B)     Lo spazio centrale è occupato dal tavolo buffet e gli espositori sono tutti intorno 

 

 

 


3)    Le grandi campagne vendita 


Spesso ci capita di mettere a disposizione i nostri spazi non per un convegno ma per una campagna vendita di un’azienda.
In pratica, un’azienda, prende uno spazio dedicato della nostra Villa per un paio di giorni o settimane per esporre i propri prodotti e invitare i commercianti a visionare i prodotti della nuova stagione. 
Questa tipologia di spazio espositivo è perfetto per un’azienda che magari ha sede lontano e non riesce a far venire i propri distributori in sede per ordinare i nuovi prodotti. 

 

 

 

 

4)    Expo e meeting


Con questa ambientazione abbiamo in un unico spazio il meeting e l’area espositiva. 
Questa soluzione è consigliata se si vuole creare uno spazio unico in cui conferenza tecnica e prova del prodotto si uniscano in un’unica esperienza. 
Molte volte durante le convention viene dedicata una grande parte del convegno alla demo pratica del prodotto. Avere in uno spazio unico il prodotto che si è andato a testare è un plus: permetterà al cliente di visionare le attrezzature prima e dopo il convegno.

 

 

 

 

5)   Expo Outdoor 


Da a aprile e settembre è possibile utilizzare i 2000 mq di parco della Villa per creare spazi espositivi immersi nella natura e dalla bellezza della Villa. 
Volendo è possibile organizzare anche i servizi ristorativi all’aperto andando a creare un grande spazio all’aperto dove diventerà possibile godersi il sole, il lunch e visionare i prodotti. 
Con il bel tempo e la bella stagione bisognerà mettere in conto che i partecipanti al convegno vorranno godersi le belle giornate di sole. Per non correre il rischio di avere tutti i partecipanti nel parco e la sala expo deserta conviene organizzare tutto fuori, baciati dal sole. 

 

 

 

 

 

Vuoi organizzare un convegno a Padova e hai bisogno di uno spazio espositivo? A Villa Ottoboni troverai sicuramente lo spazio adatto a te e alle tue esigenze. 

Contattaci per avere maggiori informazioni.