Organizzare un convegno medico: suggerimenti utili per non sbagliare

Dovete organizzare un evento ECM e non sapete da dove iniziare? Leggete il nostro articolo per capire come crearlo al meglio!

Essere sempre aggiornati sulle novità che il settore offre è importantissimo soprattutto in campo medico. Lo scopo principale degli eventi medici è infatti permettere agli esperti del settore di venire a contatto con altri colleghi e potersi confrontare con loro su nuove tecniche o nuovi prodotti presenti. 
Gli eventi medici forniscono inoltre a medici e assistenti dei crediti formativi obbligatori (i cosiddetti ECM), che devono essere raccolti ogni anno da tutti i professionisti del settore.

Un evento ECM deve essere organizzato da dei provider ECM, ovvero degli enti (pubblici o privati) che sono riconosciuti come entità autorizzate ad erogare i crediti. 

 

Il programma dell’evento dovrà essere interessante e ben stilato: compito dei provider è quello di individuare docenti competenti e luminari che siano adatti al tema dell’evento. I medici infatti al termine dell’evento dovranno compilare un questionario di soddisfazione, importantissimo per definire la competenza delle agenzie.

Un altro punto molto importante è verificare che le tecnologie utilizzate siano adatte per l’evento: mostrare un’operazione chirurgica con un videoproiettore sottodimensionato rischierà di annullare l’efficacia del convegno. La nostra struttura è dotata di tutte le tecnologie più avanzate per aiutarvi a rendere perfetto il vostro evento. 

Un'altra soluzione per permettere ai vostri ospiti di avere una visione più definita degli interventi o di dettagli importanti è quella di utilizzare dei megaschermi tutto attorno alla sala, oppure, come hanno utilizzato durante un evento nella nostra Sala Vivaldi, dei tavoli touch screen che pemettevano agli ospiti di vedere da vicino gli interventi mostrati. Questa soluzione è perfetta se il numero di ospiti è più contenuto e se si vuole organizzare una giornata sicuramente diversa dal solito.

 

 

 
 
La location deve essere un luogo sì accattivante, ma allo stesso tempo deve essere comoda da raggiungere per tutti i partecipanti e soprattutto deve essere ben organizzata per ospitare i partecipanti in sale diverse rispetto a quelle degli sponsor (che non possono assolutamente essere posti nella stessa sala dove viene organizzato il congresso, ma devono avere una loro area a parte utilizzata per fini promozionali). 

Villa Ottoboni con le sue 8 sale permette di organizzare l’area sponsor lontana dalla sala dove verrà organizzato il meeting.
Se volete maggiori spunti su come organizzare l’area sponsor, leggete questo articolo!

Per quanto riguarda i servizi ristorativi possono essere organizzati nella stessa sala dove sono posti gli sponsor, così da facilitare i rapporti sfruttando il momento di pausa. 

 

 

 

 

Un’attenzione particolare andrà posta nella scelta delle hostess per il convegno: esse infatti dovranno aver avuto un minimo di esperienza nel campo dei convegni ECM, poiché la documentazione e le procedure sono più complesse rispetto agli altri eventi. 

Il nostro centro congressi mette a disposizione anche il servizio di ricerca hostess per il vostro convegno, così da facilitare l'organizzazione del vostro evento. 

 

 
I nostri suggerimenti sono stati utili? Organizza il tuo convengo ECM presso Villa Ottoboni, contattaci!